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 Política sobre o Sistema de Conformidade

1.      O Sistema de Conformidade Adotado 

A Política do Sistema de Conformidade da PLANSERVI ENGENHARIA está materializada no presente documento, em que são apresentadas as condutas de prevenção, detecção e reação do ilícito, com a promoção efetiva da atuação ética, íntegra e transparente.

A Organização possui sólida cultura de ética empresarial, a qual reforça e consolida a conformidade institucional e normativa, favorecendo a implantação e implementação das três condutas de combate ao ilícito, quais sejam, prevenção, detecção e reação.

As três condutas basilares para o combate ao ilícito foram estruturadas em nove medidas interrelacionadas, de modo que se tornassem parte da cultura ética da PLANSERVI, sustentando a efetividade de seus documentos de conformidade institucional: Política sobre o Sistema de Conformidade, Código de Conduta Ética, Código de Condutae Manual de Proteção de Dados e Segurança da Informação.
Para tanto temos:

PREVENÇÃO

1. Governança de conformidade

2. Políticas e diretrizes

3. Avaliação de riscos e controles

4. Comunicação e treinamento

5. Conformidade de terceiros

DETECÇÃO

6. Gestão de canal de ética

7. Monitoramento de riscos e controles

REAÇÃO

8. Remediação de riscos e fortalecimento de controles

9. Medidas disciplinares

A efetividade do sistema de conformidade estruturado pela PLANSERVI exige a aplicação harmônica e conexa entre as medidas que compõem as condutas basilares da conformidade e, também, com o seu conjunto de documentos adotados para tal finalidade, com a garantia de constante evolução e amadurecimento de seu sistema.

O compromisso da organização deve ser igualmente assumido por todos os seus sócios, diretores, parceiros, terceirizados, prestadores de serviço e, em especial, por seus líderes com papel central na efetivação do presente sistema de conformidade. Mais importante do que a ciência dessa cultura é a efetiva prática por parte de todos os nossos integrantes na condução das atividades do dia a dia.

Visando assegurar o compromisso assumido, a PLANSERVI busca relacionamentos legítimos, sustentáveis de confiança com os diferentes públicos, baseados em sua cultura e em seus Códigos de Conduta Ética. 


2.      Prevenção 

If you think compliance is expensive – try non-compliance”.

(Se você acha que estar em conformidade é caro – tente não estar em conformidade.)

Paul McNulty  

Para que se tenha efetividade na conformidade institucional é imprescindível que sejam adotadas medidas de prevenção quanto à ocorrência do ilícito. É menos oneroso prevenir os desvios, do que remediar os danos. No entanto, é relevante afirmar que há uma profunda interdependência com as condutas de detecção e reação.

Portanto, os recursos para a garantia da conformidade são prioritariamente canalizados para medidas de prevenção.

Nesse sentido, adotou-se as seguintes medidas de prevenção. 


2.1. Governança de conformidade

A Governança da PLANSERVI é constituída por um sistema de gestão, inclusive de comunicação e processos, que dirige, monitora e incentiva o relacionamento entre sócios, diretoria, órgãos de fiscalização e controle e demais partes interessadas. Esse sistema de gestão tem por finalidade disseminar os nossos princípios básicos, alinhar os interesses corporativos e prestar contas de sua atuação.

O apoio permanente e o compromisso da liderança com as melhores práticas de governança são condições indispensáveis para o fomento de uma cultura de ética, integridade e transparência e de respeito às instituições e às leis, as quais devem ser reforçadas e implementadas em todos os âmbitos de sua atuação.

Na estrutura da organização, a conformidade é gerida por uma Diretoria de Integridade. Assegura-se aos responsáveis o orçamento necessário para a implementação e manutenção do sistema de conformidade adotado.


2.2. Políticas e diretrizes

Os documentos adotados descrevem, registram e divulgam decisões, normas, orientações organizacionais e seus limites de atuação para direcionar com legitimidade, rastreabilidade e aplicabilidade o trabalho e as atividades de seus integrantes.

A documentação orienta, inclusive quanto às condutas esperadas e são ferramentas de apoio ao processo de diálogo e à delegação planejada entre líderes e liderados.

Nossas políticas e demais orientações são documentadas, comunicadas e reforçadas pelos líderes para garantir a sua ciência e prática por todas as pessoas impactadas pelos temas abrangidos. Elas são instrumentos dinâmicos e, portanto, são revisadas periodicamente para que estejam sempre atualizadas para refletir os objetivos da organização, observando as melhores práticas de mercado.

Nossas orientações são coordenadas entre si e devem ser de fácil compreensão e acesso, para a plena aplicação na rotina de trabalho de cada integrante. Orientações consistentes e transparentes são mais eficazes, criando bases sólidas para relações de confiança internas e com as demais partes interessadas.


2.3. Avaliação de riscos e controles

A gestão de riscos é dinâmica, reativa, proativa, iterativa e tem como objetivo apoiar o cumprimento das atividades de PLANSERVI por meio da definição de estratégias e ações para mitigar o impacto de potenciais eventos capazes de afetar os seus negócios.

Os controles internos são construídos na proporção requerida pelos riscos e avaliados de maneira contínua e coerente.

A prevenção implementada pelo sistema de conformidade é reforçada quando, por meio de um processo de avaliação amplo e contínuo, identificam-se e tratam-se os principais riscos da PLANSERVI.

Estamos sujeitos a riscos das mais diversas categorias, tais como estratégicos, financeiros, de imagem e reputação, legais e regulatórios ou de conformidade, operacionais e socioambientais, os quais devem ser devidamente identificados, avaliados e tratados, sempre de forma direta, tempestiva e prática. Dessa maneira, a organização antecipa-se em prevenir eventual materialização de riscos e de suas consequências.

Riscos, das mais diversas naturezas, podem ser resultantes da falta ou ineficiência das políticas, de fragilidades nos processos, conduta, procedimentos e controles internos ou fatores externos.

A efetividade do processo de avaliação de riscos e controles é fundamental para o aprimoramento do desempenho negocial e para a eficácia do sistema de conformidade.


2.4. Comunicação e treinamento

Um sistema de conformidade é efetivo e eficaz quando as políticas e diretrizes são devidamente comunicadas e contempladas em treinamentos para os integrantes impactados pelo tema em questão.

As orientações de PLANSERVI, por intermédio dos mais diversos meios de comunicação, são amplamente divulgadas e periodicamente revisadas.

Os temas abordados são transmitidos de forma clara, precisa e compreensível, sem mensagens dúbias, disponibilizados no idioma de atuação e em locais de fácil acesso a todos os públicos, sempre priorizando exemplos práticos e atuais. As orientações não terão efetividade se as pessoas não souberem como e quando aplicá-las.

O programa de capacitação no sistema de conformidade é preparado com base em riscos, adaptado a cada público-alvo e adequado a cada área de atuação.

Instrumentos de registro e avaliação são implementados para assegurar o monitoramento e acompanhamento da execução do programa de treinamento no sistema de conformidade.

Adicionalmente, os líderes estão comprometidos em efetivar no seu dia a dia as ações e disseminar as orientações, direcionamentos e conhecimentos para as suas respectivas equipes da melhor maneira possível.


2.5. Conformidade de terceiros

PLANSERVI é diligente em relação aos terceiros e parceiros, sejam eles fornecedores, prestadores de serviço, clientes, investidores, agentes intermediários e associados, entre outros, adotando cuidados prévios ao momento da contratação.

Ações mitigatórias de riscos são adotadas e medidas diferenciadas de monitoramento são implementadas de acordo com o perfil de risco de cada terceiro ou parceiro.

A relação com terceiros é formalizada contratualmente e contempla cláusulas específicas sobre o compromisso com o atendimento às leis aplicáveis, inclusive as leis anticorrupção.

Com base na sua classificação de riscos, pode ser necessária a definição de um plano de comunicação e conscientização do terceiro sobre o compromisso da PLANSERVI com a atuação ética, íntegra e transparente, garantindo que o conteúdo seja devidamente compreendido e praticado por seus líderes e demais funcionários.

A lista de fornecedores habilitados (terceiros) é atualizada pela área da Qualidade, e avaliada em função de sua exposição a riscos, considerando o quadro societário, atividade, desempenho empresarial, origem e natureza de seus recursos, entre outros aspectos.


3.      ​Detecção

A efetividade do sistema de conformidade demanda, além de condutas de prevenção e reação, medidas que materializem a conduta de detecção do risco. Apenas com a detecção do risco é que se pode estruturar melhorias efetivas na prevenção e a adequada reação.

Tais medidas envolvem a implantação de mecanismos para detectar desvios em relação ao nosso compromisso com a atuação ética, íntegra e transparente, além da avaliação do cumprimento e adequação das políticas e diretrizes implementadas.

O pilar de detecção do sistema de conformidade é composto pelas seguintes medidas.


3.1.  Gestão de canal de ética

O Canal de Ética tem como objetivo proporcionar um meio de comunicação confidencial e independente para viabilizar a denúncia por parte de nossos integrantes, clientes, terceiros ou qualquer pessoa, de condutas que violam o Código de Conduta Ética e o Código de Conduta da PLANSERVI.

A proteção aos denunciantes é garantida pela possibilidade do recebimento de denúncias anônimas e pela proibição de retaliação aos denunciantes de boa-fé. O uso do canal é também regido por regras de anonimato, sigilo, confidencialidade e prevenção a conflitos de interesse.

O canal é amplamente divulgado para todos os públicos, podendo ser acessado ininterruptamente pelo portal de internet https://pt.surveymonkey.com/r/planservi e pelo e-mail etica@planservi.com.br.

 

Asseguramos que todas as denúncias recebidas são registradas, investigadas e apuradas com independência, imparcialidade, metodologia, protocolos e amparo legal.

 

3.2. Monitoramento de riscos e controles

O monitoramento de riscos e controles envolve a avaliação contínua dos processos e controles internos para verificar se são adequados e efetivos para antecipar e mitigar riscos.

Por meio do monitoramento, identifica-se oportunidades de melhorias nos processos e controles internos para que o seus devidos aprimoramentos e correções sejam implementados.

Os líderes da PLANSERVI são responsáveis por cotidianamente monitorar eventos que possam gerar riscos, por tomar as providências necessárias de mitigação de riscos e pelo fortalecimento dos controles internos. Eles são também responsáveis pela devida capacitação de suas equipes para que todos os integrantes monitorem os riscos em suas atividades diárias.

A organização monitora a efetividade dos processos e controles na mitigação dos riscos identificados, bem como assegura o seu aprimoramento e fortalecimento contínuo. 

O monitoramento e a avaliação contínua dos indicadores de riscos têm como objetivo detectar preventivamente desvios de processo, potenciais situações de fraude, perdas financeiras e tendências que possam apontar erros ou irregularidades para que ações corretivas sejam implementadas. 

O monitoramento de riscos e controles também é feito por meio de auditoria interna, baseados no maior nível de independência e objetividade dentro da PLANSERVI, permitindo-se checar se os controles estão em conformidade com a política e diretrizes adotadas, além de estarem atendendo ao ambiente normativo, e, com isso, se melhorar o sistema de conformidade para que esteja sempre atualizado. 


4.      Reação

No caso de ocorrência de não conformidades, a PLANSERVI adotou como estratégia a reação, com o objetivo de remediar o risco e fortalecer as medidas preventivas e de detecção.

Dependendo da natureza e gravidade da não conformidade, medidas disciplinares cabíveis são implementadas.

A remediação é composta pelas seguintes medidas. 


4.1. Remediação de riscos e fortalecimento de controles

Uma vez identificado, avaliado e mensurado “o risco”, define-se qual será o tratamento às situações de exposição a riscos remanescentes. As opções de tratamento incluem a sua eliminação, redução, compartilhamento ou aceitação, respeitando a tolerância e o apetite ao risco, conforme processo definido na “Política sobre Gestão de Riscos”.

Várias opções de tratamento podem ser consideradas e aplicadas individualmente ou combinadas. Selecionar a opção mais adequada envolve equilibrar os custos e os esforços de sua implementação e, por outro lado, os benefícios decorrentes de sua ação. O tratamento dos riscos fortalece o ambiente de controles.

Ao desenvolver e implementar estratégias para tratar os riscos, o ambiente de controles é amadurecido e fortalecido de maneira contínua e em alinhamento com os objetivos da PLANSERVI.


4.2. Medidas disciplinares

Medidas disciplinares são aplicadas em decorrência de não conformidade com as legislações vigentes e com as orientações da organização, expressas no Código de Conduta Ética, na política sobre o sistema de conformidade e demais documentos correlatos.

As medidas poderão ser educativas, corretivas ou punitivas, proporcionais à gravidade do ato, suas consequências e ao grau de participação e responsabilidade dos envolvidos, independentemente de suas funções ou cargos.

Ademais, diante de não conformidades, adota-se as providências necessárias para assegurar a devida resposta nos termos da “Política sobre Gestão de Riscos”.

Cabe a Diretoria de Integridade avaliar o resultado das investigações de denúncias e zelar pela proporcionalidade e equilíbrio das medidas disciplinares adotadas, considerando os aspectos financeiros, de conformidade, jurídicos e de pessoas.

Assim, o Diretoria de Integridade garante a manutenção de uniformidade de critérios utilizados em casos semelhantes e a coerência das medidas disciplinares. A aplicação de medidas disciplinares é essencial para o fortalecimento de nosso comprometimento com a atuação ética, íntegra e transparente e com o nosso sistema de conformidade, reforçando a nossa não tolerância a desvios de conduta. 


5.      Disposições Gerais

A Política sobre o Sistema de Conformidade de PLANSERVI é aplicável a todos os seus integrantes. Assim, deverão ter ciência expressa sobre esta Política do Sistema de Conformidade, que estará disponível nos canais de comunicação da PLANSERVI, após sua aprovação. 

Esta Política estará disponível no portal de governança de PLANSERVI. 

Se houver dúvida sobre o conteúdo da Política sobre o Sistema de Conformidade, o integrante não poderá se omitir e deverá procurar esclarecimento por intermédio de seu líder direto.

 

 

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