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 Política em Relação aos Terceiros

1.   Objetivo

 

A Política de Relacionamento com os Prestadores de Serviços (Terceiros) da PLANSERVI Engenharia Ltda. define as regras e diretrizes quanto ao seu programa de conformidade e sua política anticorrupção no que tange ao relacionamento dos sócios da Organização e seus colaboradores com as entidades públicas e privadas que mantenham qualquer relação jurídica.


2.      Abrangência e Escopo

 

O relacionamento com os terceiros é pautado pela ética, integridade, probidade e transparência, observando a legislação aplicável ao caso e, em especial, à legislação anticorrupção e normas internas da organização, como seu Código de Conduta Ética. 

A presente Política é aplicável a todos os colaboradores, incluindo sócios, diretores, colaboradores, entidades públicas e privadas, inclusive fornecedor ou prestador de serviços, que venha a se relacionar, fornecer bens, prestar serviços ou manter qualquer relação jurídica.


3.      Diretrizes Gerais

 

A Política de Relacionamento com Terceiros prevê regras para a avaliação prévia de eventuais e prováveis práticas irregulares na contratação de terceiros que possa impactar negativamente a conformidade. 

A PLANSERVI e terceiros deverão pautar suas condutas na ética, integridade, probidade e transparência durante todo o período do relacionamento desenvolvido, observando os princípios e valores apresentados no Código de Conduta Ética. 

Cabe aos colaboradores com função de gestão primarem pela difusão dessa Política perante todos os envolvidos no relacionamento com terceiros e, também, em relação aos terceiros.

Os contratos celebrados com terceiros deverão, sempre que cabível, conter cláusula anticorrupção, na qual se preverá, inclusive, a necessidade de observância do Código de Conduta Ética da PLANSERVI e outros normativos internos relevantes para o relacionamento.


4.      Diretrizes Específicas 

Todos os membros da Organização e seus colaboradores devem tratar os fornecedores, prestadores de serviços, parceiros de negócio, parceiros institucionais com eticidade, transparência, integridade, profissionalismo, urbanidade, celeridade e presteza. 

É vedado o relacionamento com terceiros que tenham reputação duvidosa ou que não estejam em consonância com os princípios, valores e normas da PLANSERVI. 

Nenhum membro da organização ou seu colaborador poderá receber qualquer valor, favor, benefício ou vantagens de terceiros, salvo no caso de autorização pelo responsável pela conformidade e dentro dos padrões de ética. 

Todos os terceiros deverão ser informados e orientados quanto à presente Política e ao Código de Conduta Ética da PLANSERVI, além dos demais normativos internos relevantes para o relacionamento desenvolvido entre as partes. 

De modo a permitir a avaliação de eventuais e prováveis práticas irregulares por terceiros, a PLANSERVI seguirá procedimentos de due diligence, entrevista e pesquisa de dados eletrônicos em bases públicas. 

A PLANSERVI dará prioridade na contratação com terceiros que tenham política de conformidade e governança corporativa estruturada.


5.      Due Diligence 

O due diligence tem por objetivo identificar riscos de conformidade, definidos como “red flags”, de modo a se permitir mitigar os referidos riscos, quando for o caso, e dar subsídios para que a organização avalie se deve prosseguir com a contratação. 

A PLANSERVI realizará verificações básicas prévias antes da contratação do terceiro, nas quais se estipulará as qualificações técnicas e profissionais esperadas por parte do terceiro, de acordo com as práticas estabelecidas em seu Sistema de Gestão Integrada de Qualidade.

O due diligence deverá verificar, em relação à pessoa jurídica relacionada, seus sócios, administradores, dirigentes e gestores sobre qualquer informação pessoal como: 

§  histórico de envolvimento em casos de corrupção, condutas antiéticas, anticoncorrenciais ou ilícitas de modo geral;

§  existência de investigações de qualquer natureza, inquéritos civis ou criminais, e processos administrativos ou judiciais;

§  notícias na mídia sobre reputação negativa em geral;

§  reputação no mercado;

§  relacionamento com o Poder Público;

§  conflito de interesses potenciais ou reais;

§  capacidade técnica para o objeto do relacionamento;

§  comprometimento com a ética e transparência;

§  conhecimento da legislação sobre integridade e anticorrupção;

§  registro no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas – CEIS;

§  registro no Cadastro Nacional de Empresas Punidas – CNEP;

§  registro no Cadastro de Entidades Privadas sem Fins Lucrativos Impedidas – CEPIM;

§  registro no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores – SICAF.

 

O responsável pela verificação deverá proceder a consultas em fontes públicas para a obtenção de maiores informações quanto ao terceiro, inclusive, com a checagem de sua reputação no mercado. 

Apenas após o due diligence poderá ser realizada a contratação ou ainda renovada.


6.      Guarda de Arquivos 

A PLANSERVI arquivará todos os documentos e informações relacionados ao terceiro de modo apropriado, adequado e organizado, pelo prazo de, no mínimo, 5 (cinco) anos após o término da relação firmada.


7.      Comprometimento de Todos com a Ética 

A presente Política deve ser observada em todas as atividades da PLANSERVI. No entanto, é possível que você se depare com alguma situação em que as orientações desta Política não sejam suficientes. 

Nesses casos, o seu talento pessoal, seu espírito criativo e seu poder de iniciativa para inovar em prol da organização poderão auxiliá-lo na sua tomada de decisão, sempre procurando avaliar os riscos e as consequências de seus atos. 


Assim, nesses casos, faça previamente um exercício de reflexão:

§  Minha conduta é compatível com os interesses e valores da PLANSERVI?

§  Terei tranquilidade para explicar que agi da maneira correta?

§  Minha conduta serve de exemplo para meus colegas de trabalho?

§  Estou agindo sem qualquer violação àquilo que está previsto na legislação ou normativos internos em vigor?

§  Avaliei todas as informações disponíveis para a tomada de decisão?

§  Avaliei os riscos e a decisão a ser tomada é a melhor para PLANSERVI?

 

Caso responda positivamente a todas as questões acima, haverá um forte indicativo de que a sua atitude está em conformidade e que está contribuindo para o fortalecimento do ambiente de integridade de PLANSERVI. Respondendo negativamente a pelo menos uma dessas questões, você deverá consultar seu superior imediato, podendo consultar, também, o responsável pela conformidade da sociedade. 

Devemos estar cientes de que a organização mantém procedimentos de controle e que o descumprimento dos princípios e compromissos aqui expressos poderá acarretar a adoção de medidas disciplinares, conforme estabelecem as normas internas da sociedade. 

O conhecimento de condutas em violação a este Código deve ser imediatamente comunicado à Diretoria ou ao o responsável pela conformidade da sociedade, acompanhado de elementos que permitam sua apuração.

Serão observados os procedimentos que objetivem resguardar os direitos do denunciante e do denunciado, respeitando sempre a legislação local. 

Violações aos dispositivos constantes desta Política de Relacionamento com Terceiros, às normas e às orientações disciplinares, que incluem advertência, suspensão e demissão. Na aplicação das penas disciplinares, serão consideradas a natureza e a gravidade da infração, observando-se sempre as normas de recursos humanos da Organização e a legislação aplicável. 

Dúvidas ou questões sobre a interpretação, o alcance ou os procedimentos referentes a qualquer assunto a ser tratado com relação a este Código devem ser apreciadas pelo responsável pela conformidade da organização, que, após análise, encaminhará parecer à Diretoria para deliberação sobre a orientação a ser adotada.

 Cabe à Diretoria zelar pela observação deste Código, sendo seus membros responsáveis por propor recomendações para o seu aperfeiçoamento, visando a sua permanente atualização.


8.      Canal de Ética

 

PLANSERVI dará ampla transparência quanto aos meios para que se possam enviar dúvidas ou denúncias no que tange a presente Política. 


Canal de Ética

https://pt.surveymonkey.com/r/planservi

ou

 E-mail

etica@planservi.com.br

 

9.      Modelo de Declaração de Conhecimento da Política

 

Segue o modelo de declaração de conhecimento da presente Política a ser firmado pelos terceiros que se relacionarem juridicamente com a PLANSERVI:

 

 

 

 

Declaração de Conhecimento da

Política de Relacionamento com Terceiros de

Planservi Engenharia Ltda.

 

Declaro que recebi a minha cópia da “Política de Relacionamento com Terceiros” e declaro, ainda, estar ciente de minha responsabilidade pessoal em conhecer, entender e observar as regras estipuladas nesta referida Política.

 

·       Nome:

·       RG:

·       CPF:

·       Função:

·       Empresa:

·       Assinatura:

·       Local e data:

 

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